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管理業務委託概要

管理組合の多くは、全部又は一部の管理業務を管理会社に委託しています。
ところが、その委託内容を十分に理解していないことから生じるトラブルも少なくありません
管理事務の内容をご確認ください

管理事務業務

委託業務中で重要な基幹業務です
基幹業務の、出納業務、会計業務、維持・修繕の企画・実施の調整業務の三項目は特に重要な業務です
 

出納業務・・・???

管理組合の資金を預かる業務、管理費、修繕積立金専用使用料等の徴収・保管及び運用並びに諸費用の支払い
 

会計業務・・・???

管理組合の財務内容を的確に把握する業務、管理組合の予算案・決算案の作成補助 　管理組合会計の収支状況の報告等
  維持・修繕も企画・実施の調整業務・・・ 補修工事・設備の保守点検等外注に関する業務、防火管理業務の補助、施設運営の補助、大規模修繕工事の立案補助等
２、管理員業務

受付等の業務、点検業務、立会業務、報告連絡業務
３、清掃業務 清掃業務は原則として毎日1回以上行う「日常清掃」と、一定の時間的間隔をおいて定期的に行われる「特別清掃」に分類されます
４、建物、設備管理業務

建物・設備管理業務とは、建設基準法、消防法、水道法等の法律又は契約に基づいて、エレベーター等の諸設備の保守点検、整備・調整等を行うもので、一般的に、一定の資格者によって業務が行われます。

・建物点検・検査　 ・エレベーター設備 　・給水設備 　・浄化槽　　・排水設備 　

・消防用設備　　・機械式駐車場

 

管理事務を管理業者に委託する定期委託業務費は、

  1. 事務管理業務費
  2. 管理員業務費
  3. 清掃業務費
  4. 建物・設備管理業務費
  5. 管理報酬、となっています

 

 

事務管理業務委託概要

１、基幹業務
（１）管理組合の会計の収入及び支出の査定

①収支予算案の素案作成
②収支決算案の素案作成

③収支状況の報告
（２）出納（原則方式による場合）

①管理費、修繕積立金、専用使用料の金銭収納
②管理費等滞納者への督促
③通帳等の保管
④管理組合の経費の支払い

⑤管理組合の会計に係わる帳簿等の管理

（３）出納
（収納代行方式、支払い一任代行方式による場合）

①管理費、修繕積立金、専用使用料の金銭収納
②管理費等滞納者への督促
③通帳等の保管
④管理組合の経費の支払い

⑤管理組合の会計に係わる帳簿等の管理
２、基幹業務以外の事務管理業務
（１）理事会支援業務

①組合員名簿の整備
②理事会の開催、運営支援

③管理組合の契約事務処理
（２）その他

①各種点検、検査等に基づく助言
②管理組合の各種検査等の報告、届け出

③図書等の保管
３、管理員業務
（１）業務実施の態様

①業務実施態様
②勤務日、勤務時間

③休日
（２）業務の区分及び業務内容

①受付等の業務

　・管理組合が定める各種使用申込の受理および報告
　・管理組合が定める組合員等異動届出書の受理および報告
　・宅配物の預かり、引渡し
　・利害関係人に対する管理規約等の閲覧
　・共用部分のカギの管理及び貸出し
　・管理用備品の在庫管理
　・引越業者等に対する指示

②点検業務

　・建物、諸設備および諸施設の外観目視点検
　・照明の点灯および消灯並びに管球類等の点検
　・諸設備の運転および作動状況の点検並びにその記録
　・無断駐車等の確認

③立会業務

　・外注業者の業務の着手、履行の立会い
　・ゴミ搬出時の立会い
　・災害、事故等の処理の立会い

④報告連絡業務

　・管理組合の文書の配布または掲示
　・各種届出、点検結果、立会結果等の報告
　・災害、事故発生時の連絡、報告

事務管理業務委託に関する参考資料

１、管理組合の合計収支の調定

①収支予算案の素案作成

・管理組合の会計区分に基づき、次年度の収支予算案の素案作成

②収支決算案の素案作成

・管理組合の会計区分に基づき、前年度の収支決算案を作成
③収支状況の報告 ・管理組合の要求があった場合、管理組合の会計収支に関する報告を行う

2、出納

①管理費、修繕積立金、専用使用料の金銭収納

・組合員別の１カ月当たりの管理費等の負担額の一覧表を管理組合に提出する
・組合員別管理費等の負担額一覧表に基づき、毎月、管理組合定めの銀行に預金口座振替請求金額通知書を提出する
・管理組合の組合員の管理費等の収納は、管理規約に定める預金口座振替の方法によるものとし、組合員の口座から管理組合口座に振り替える

・管理組合の組合員の管理費等の収納状況を、管理組合に毎月報告する

②管理費等滞納者への督促

・管理組合の組合員の管理費等の収納状況を、管理組合に毎月報告する
・管理組合の組合員が管理費等を滞納した場合は、電話若しくは自宅訪問又は督促状にて支払督促を行う

・上記の方法により督促しても管理組合の組合員がなお滞納管理費等を支払わない場合は、管理業者はその業務を終了する
③通帳等の保管

・管理業者は、管理組合の収納口座及び修繕積立金等を保管する口座に係わる通帳を保管する
・管理業者は、掛け捨て保険に限り管理組合の損害保険証券を保管する
尚、管理組合から請求があった場合は、遅滞なく当該保険証券を管理組合に提出する
・管理業者は、管理組合の有価証券を金融機関又は証券会社に管理させる場合は、当該有価証券の預かり証を保管しない

・管理組合の管理費等のうち余裕資金については、必要に応じ、管理組合の指示に基づいて、定期預金、金銭信託等に切り替える
④管理組合の経費の支払い ・管理業者は、管理組合の収支予算に基づき、管理組合の経費を、管理組合の承認を得て、管理組合の収納口座又は保管口座から支払う
⑤管理組合の会計に係わる帳簿などの管理

・管理業者は、管理組合の会計に係わる帳簿等を整備、保管する

・管理業者は、上記の帳簿等を、管理組合の定期総会終了後、遅滞なく管理組合に引き渡す

3、理事会支援業務

①組合員名簿の整備

・管理組合の組合員異動届に基づき、組合員及び賃借人等の氏名、連絡先を記載した名簿を整理する

②理事会の開催、運営支援

・管理組合理事会の開催日程等の調整
・管理組合役員に対する理事会招集通知及び連絡
・管理組合の求めに応じた理事会議事に係わる助言、資料の作成

・理事会議事録案の作成
③管理組合の契約事務処理

・管理組合に代わって、管理組合が行うべき共用部分に係わる損害保険契約マンション内の専用使用に契約、第三者との契約等に係わる事務を行う

4、総会支援業務

・管理組合の総会の開催日程等の調整
・管理組合の次年度の事業計画案の素案の作成
・総会会場の手配、招集通知及び議案書の作成
・組合員の出欠の集計等

・管理組合の求めに応じた総会議事に係わる助言

・総会議事録案の作成

5、その他

①各種点検、検査等に基づく助言

・管理対象部分に係わる各種点検、検査などの結果を管理組合に報告すると共に、改善等の必要がある事項については、文書をもって、具体的な方策を管理組合に助言する

②管理組合の各種検査等の報告、届け出

・管理組合に代わって、消防計画の届け出、消防用設備等の点検報告、特殊建築定期調査又は建築設備定期検査の報告等に係わる補助及び管理組合の指示に基づく管理組合口座の変更に必要な事務を行う

・諸官庁からの各種通知を、管理組合及び管理組合の組合員に通知する
③図書等の保管

・管理業者は、本マンションに係わる設計図書を、管理組合の事務所で保管する

・管理業者は、管理組合の管理規約原本、総会議事録、総会議案書等を、管理組合に事務所で保管する